課題
「予め用意した内容を共有するだけではなく、経営者のリアルな議論や考えを、その温度感も含めて社員に感じてもらえる場を新たに作れないか」
これまで全社員を集めて半期に一度実施していた社員総会の開催が、コロナ禍によってできなくなり、リモートワークなども含めた新しい働き方にあわせた開催方法を検討している中で出てきたのがこの問いでした。
この状況になる以前から、半期に一度の開催では実際に伝えるべきタイミングとのギャップがあるという課題もあったため、頻度や時間枠も改めて見直しを行いました。
ソリューション
「All Hands Meeting」
社員総会の趣旨やそこで伝える内容、実施スパンなどを大きく変更することに決め、それにともない名前も「社員総会」から「All Hands Meeting」に変更。名前を変えることで、これまでの社員総会とは別のイベントであることを印象づけました。
All Hands Meetingは下記のように、目的に併せて三種類にわけて実施しています。一方的に情報を伝えるのではなく双方向のコミュニケーションを大切にするため、いずれのMeetingも社員からの質問やつぶやきをSalckやGoogleフォームでリアルタイムに受け付けながら進行しています。
<All Hands Meeting Live>
決まったことを伝える場ではなく、今経営が考えていることを社員に知ってもらう場として、主に社長と副社長が、時にゲストで社員を交えながら、今考えていることや議論していることについてラジオさながらに話します。
- フリートーク形式で実施
- 社員の視聴は任意とし各々が興味のあるテーマの場合視聴する
- 昼食をとりながらでも、仕事をしながらラジオのように視聴しても良い
- 月に1回程度、12時15分～12時45分に実施（お昼の時間帯）
- 開催後、動画配信を実施
<All Hands Meeting Night>
事業戦略のような会社の方向性や社員に認識してほしい情報を公式に伝える場であり、社員総会にもっとも近い形式で行っています。
- プレゼン形式で実施
- 社員の視聴は必須
- 不定期開催、19時～20時頃に実施（夜の時間帯）
- 開催後、動画配信を実施
<All Hands Meeting Mini>
社員のリアルな声を経営陣がキャッチアップする場です。テーマに合わせてアサインした社員と経営陣が、座談会のようなフランクな雰囲気の中でディスカッションをします。
- ミートアップ形式で実施
- 参加してもらう社員は最大6名を目安としテーマに沿ってアサインする
- 不定期開催、日時は参加者にあわせて調整
- クローズでの実施のため開催後も動画配信は実施しない
副社長が社員へ伝えた趣旨
考えていることを社員総会で伝えることに限界を感じていて、こまめな意識の共有をしたいと思っていました。発表ではなく、経営会議で議論している内容や社長と副社長で普段話している内容です。ポジティブなこともあれば、ネガティブな内容、夢みたいなこともあります。その様子やそのプロセスを切り出すことを継続的に行おうと思っています。何を目的としているかというと、そのプロセスを継続的に知ってもらうことで、一定期間で一回情報発信するだけでは伝わらないこと、背景などを知ってもらおうと思っています。皆さんに期待したいことは「参加をしてもらいたい」ということです。All Hands Meeting Liveでは、決定事項を伝えているわけではないのです。All Hands Meeting Liveを聞いて不安を感じた人、オブジェクションがある人は、チャットでもいいですし、その後に伝えてもらってもいいです。勇気を振り絞って直接意見してもらいたいと考えています。
効果
会社の状況に応じてタイムリーな情報を発信をすることで、旬な情報を定期的に社員に伝えることができています。気軽にライブや動画で配信できるというオンラインの利点を活かすことで、「以前より経営陣を身近に感じる」という社員が増えています。
また、「All Hands Meeting Live」という任意視聴の枠を作ることで、社員自身が視聴するか否かを判断し、情報を取捨選択できるようになり、経営陣にも「社員が興味のある話をしたい」というベクトルが動いて社員が興味があることがなにかを日々考えるようになりました。このようにして、経営陣、社員双方にとってメリットが生まれています。
今後の展開
経営陣が社員ともっと対話を重ねていくことで、All Hands Meetingの先に「全社員経営会議」を実現したいと考えています。最終的には全ての情報が全社員間で共有されて、情報格差が全くなくなり、アイデアを生み出し、問題を解決できる会社にしたいと思っています。